Eine Pressekonferenz ist ein virtuelles Ereignis, zu dem die Medienvertreter (offensiv) eingeladen werden. Ziel der Pressekonferenz ist es, ein relevantes, berichtenswertes Ereignis in den Medien zu platzieren.

Anlässe können zum Beispiel die Veröffentlichung der Bilanz eines Unternehmens, der Neubau eines Werkes, Einweihung, Aktionärsversammlung, Vorstellung neuer Räume, Prominenz am Ort, ein Jubiläum etc. sein.

Die Vorbereitung einer Pressekonferenz hat folgende Grobstruktur:

• Definition des Anlasses: Der Anlass soll für möglichst viele Zielgruppen (Rezipienten) interessant sein.

• Erstellung einer Liste der einzuladenden Journalisten mit genauer Adresse, Telefon etc.

• Festsetzung des Termins: Prüfung, ob zu dem geplanten Termin keine konkurrierenden Termine vorliegen. Anfrage bei Kommunen, Landespresseämtern etc. Termin eintragen lassen.

• Für die Wahl des Ortes sind Attraktivität und Erreichbarkeit (per Auto, Bahn, Flugzeug) ausschlaggebend; ist der Anlass ein Neubau, findet die Pressekonferenz vor Ort statt.

• Wahl der Räumlichkeit entsprechend der Anzahl der zu erwartenden Journalisten sowie nach der notwendigen technischen Ausstattung (Beamer, Telefon, Fax nötig?).

• Erstes Mailing: Mehrere Wochen vorher an alle Journalisten mit Angabe von Uhrzeit, Ort, Anlass und der Bitte um Anmeldung.

• Erstellung einer Pressemappe: Pressemitteilungen, Pressefotos mit Etiketten auf der Rückseite, CD-ROM, Imagebroschüren

• Zweites Mailing spätestens eine Woche vor Beginn mit Anfahrtsskizze, Hinweis auf Parkmöglichkeiten, alternativ telefonische Nachfassaktion.

• Aufbau und Technik der Konferenzlogistik prüfen. Vorbereitung Beschilderung, Garderobe, Telefon/Fax, Internet-Zugang, Shuttledienst, Pförtner, Hostessen, Catering, ggf. gemeinsame Abendunternehmung.

• Zusendung von Unterlagen an Journalisten, die nicht teilnehmen können mit Angabe einer Sperrfrist.

• Briefing/Frage-Antwort-Katalog für ggf. zu führende Interviews, Vorbereitung auf „unangenehme“ Fragen.

Nach der Pressekonferenz:

• Zusendung von Unterlagen an Journalisten, die trotz Anmeldung nicht gekommen sind.

• Persönliche Kontakte mit Journalisten, die anwesend waren. Erfüllung von Wünschen und Zusatzinformationen.

• Resonanzanalyse: Verhältnis der geladenen/erschienenen Journalisten, Ermittlung Stimmungsbild, Clipping, systematische Inhaltsanalyse

• Erstellung einer Erfolgsbilanz: Was lief gut, was nicht? Was ist aus den Erkenntnissen für das nächste Mal zu gewinnen?